Parmi l’ensemble des règles qui permettent aux restaurateurs situés en zone d’alerte maximale, Paris-Petite couronne, Marseille, Aix et la Guadeloupe, toute les formes de restauration, rapide comprise, doivent tenir un registre avec les coordonnées des clients, baptisé « Cahier de rappel ». (document qui n'est pas nécessaire hors des ces villes pour l'instant). Ce support doit permettre de fournir les coordonnées des personnes accueillies aux autorités sanitaires en cas de contamination d'un des clients. La CNIL rappelle sur son site, les règles relatives au traitement des données personnelles qui reste soumis à la réglementation RGPD et loi Informatique et Liberté, qu’il s’agisse d’un support « papier » ou d’un formulaire digital (photo Guestonline) voire d’un QR code. France Snacking reprend les 5 points concernant le traitement des données personnelles des clients à respecter :
Pour les « cahiers de rappel », les données à collecter doivent se limiter à l’identité de la personne (nom/prénom) ainsi qu’à un seul moyen de contact (numéro de téléphone) : il est interdit de collecter davantage de données.
A noter :
Les informations collectées dans les « cahiers de rappel » doivent uniquement être utilisées pour faciliter la recherche des « cas contacts », lorsque les autorités sanitaires en font la demande : agents des CPAM, de la CNAM, de l’ARS. Toute autre utilisation (ex : inviter les clients à une soirée à thème, faire des promotions sur les menus proposés, transmettre les données à des partenaires commerciaux, envoyer un questionnaire de satisfaction aux clients, etc.) est strictement interdite.
Les clients doivent être informés de l’objet de cette collecte et des droits dont ils disposent concernant leurs données.
Cette information doit être délivrée au moment de la collecte de ces données, et sous un format facilement accessible (ex : une mention d’information intégrée sur le formulaire papier ou électronique à compléter par le client, un panneau d’affichage visible à l’entrée de l’établissement, etc.).
Cette mention d’information doit être claire, précise et simple. Elle devra comprendre :
Pour vous aider, la CNIL met à votre disposition un exemple de modèle de document, avec les mentions d’information nécessaires.
Les données collectées dans le « cahier de rappel » devront être détruites au bout de 14 jours, conformément aux préconisations du ministère des Solidarités et de la Santé, quelle que soit leur modalité de collecte (formulaire papier, formulaire en ligne, QR code, etc.).
Le restaurateur devra assurer la confidentialité des données collectées sur ses clients : il ne s’agit pas que chacun ait accès aux coordonnées de l’ensemble des clients présents au même moment que lui !
Qu’il s’agisse d’un « cahier de rappel » papier ou non, les informations renseignées par les clients ne doivent pas être accessibles et consultées par l’ensemble du personnel de l’établissement, mais uniquement à des personnes spécifiquement identifiées (ex : le gérant de l’établissement).
Les établissements hors zones d’alerte maximale ne sont pas soumis au respect de ce protocole sanitaire renforcé.
Pour ces établissements, et au-delà des préconisations rappelées ci-dessus, les « cahiers de rappel » peuvent être mis en place sous réserve de respecter les conditions suivantes :
Pour que le consentement recueilli soit valable, la personne doit disposer d’un choix réel sans avoir à subir de conséquences négatives en cas de refus. En pratique, cela signifie que le responsable de traitement ne peut pas refuser l’accès à son établissement, si la personne refuse de communiquer ses données.
Le recueil de l’accord de la personne peut s’effectuer, par exemple, au moyen d’une case à cocher sur un formulaire en ligne au moment de sa réservation en ligne, de la signature d’un formulaire papier remis lors de son arrivée dans l’établissement, etc.
La CNIL propose également un formulaire pour les établissements qui ne sont pas soumis au protocole sanitaire renforcé.
Photo (Guestonline qui propose des solutions digitales pour le cahier de rappel).